Als jij een bedrijf hebt, dan moet je je algemene voorwaarden opstellen. Dit is een document waarin je alle regels samenvat die jij hanteert en die voor elke klant hetzelfde zijn. Het scheelt je een boel werk, je vertelt een klant van tevoren welke rechten en plichten ze hebben en je kunt misverstanden in de toekomst direct al uit de weg helpen. Je brengt een klant van tevoren op de hoogte van de algemene voorwaarden. Als je een webwinkel hebt vertel je ze bijvoorbeeld welke plichten ze hebben voor het betalen en welke rechten ze hebben als ze je product willen retourneren. Algemene voorwaarden opstellen is dus een belangrijke en precieze taak.
Zelf je algemene voorwaarden opstellen
Omdat ieder bedrijf anders is en iedereen anders werkt zijn geen algemene voorwaarden hetzelfde. Je moet je algemene voorwaarden dan ook zelf opstellen of op laten stellen. Je kunt de documenten van anderen wel als voorbeeld gebruiken, maar je moet er toch je eigen invulling aan geven. De algemene voorwaarden zijn wel een document waar je op terug moet kunnen vallen als er onduidelijkheden zijn, dus het is erg belangrijk dat deze compleet zijn en dat ze minimaal bepaalde informatie bevatten. Het onderstaande lijstje geeft je enkele voorbeelden.
- De naam en contactgegevens van jou en de klant met wie je de overeenkomst aangaat.
- Jouw verplichtingen over het uitvoeren van de overeenkomst.
- De verplichtingen van de klant.
- De betalingsvoorwaarden.
- Beperkingen met betrekking tot aansprakelijkheid.
- Wanneer mag de overeenkomst ontbonden worden.
- Wanneer is er sprake van overmacht.
Een levend document
Je laat je algemene voorwaarden opstellen om je tijd te besparen en om iedere klant met hetzelfde document te kunnen presenteren. Maar dat betekent niet dat je het niet mag aanpassen. Het is goed mogelijk dat je voor een bepaalde klant andere algemene voorwaarden moet opstellen dan voor de ander. Je zult daarom een vast document hebben waar je naar aanleiding van de overeenkomst of de wensen van de klant aanpassingen in maakt. Het kan ook zijn dat de klant je offerte niet wil accepteren omdat er eerst bepaalde aanpassingen gemaakt moeten worden in de algemene voorwaarden. Hier ga je dan eerst over rond de tafel zitten totdat jullie allebei een document hebben waar je tevreden over bent.
Je algemene voorwaarden laten opstellen
Soms is het beter om je algemene voorwaarden te laten opstellen door een juridisch adviseur. Een andere optie die je hebt is om ze zelf te schrijven en daarna te laten controleren. Het is erg belangrijk dat je algemene voorwaarden rechtsgeldigheid hebben en dat je er op kunt vertrouwen indien nodig. Voor je klanten is dit ook belangrijk, want zij gaan bepaalde verplichtingen aan en hebben ook rechten die in je voorwaarden zijn vermeld. Voor extra zekerheid en professionaliteit laat je je algemene voorwaarden opstellen of in ieder geval controleren door een juridisch adviseur. Je kunt deze dan meesturen met je offertes, publiceren op je website en aan geïnteresseerden uitdelen en er zeker van zijn dat alles is gedekt.
